Arbeitspläne festlegen: Ein vollständiger Leitfaden für Manager

Arbeitspläne festlegen: Ein vollständiger Leitfaden für Manager

Arbeitspläne festlegen: Arten, Tipps, Praktiken

Diese Seite führt Sie durch den gesamten Prozess der Arbeitsplanung für Ihr Unternehmen. Sie sehen sich die Arten von Arbeitszeitplänen genauer an, lernen, wie Sie den besten Arbeitszeitplan für Ihre Mitarbeiter erstellen können, und verstehen, warum Arbeitszeitmanagement für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe wichtig ist.

Was ist ein Arbeitszeitplan? 

Lassen Sie uns also die Definition des Arbeitsplans selbst klären. Ein Arbeitszeitplan bedeutet Arbeitsstunden, Zeit für die Arbeit, die den Mitarbeitern zugewiesen wird. Es bestimmt typische Arbeitszeiten (z. B. 8 Stunden pro Tag), Daten, an denen Mitarbeiter arbeiten und Ruhezeiten haben sollen.

Vorteile einer effektiven Arbeitsplanung 

Die Arbeitsplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Führung eines jeden Unternehmens. Richtig zugewiesene Arbeitszeit kann Projekte zu ihrem erfolgreichen Abschluss bringen. Ein optimaler Arbeitsplan für Mitarbeiter kann Managern dabei helfen, die maximale Produktivität ihrer Untergebenen zu erreichen.

Gründe für die Erstellung von Arbeitszeitplänen

Planen Sie Arbeitskräfteangebot und –nachfrage

Planen Sie Arbeitskräfteangebot und –nachfrage

Die Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, führt zu einer besseren Bereitstellung von Dienstleistungen für die Kunden. Bestimmen Sie die richtige Anzahl an Mitarbeitern, die Sie für die zu erledigende Arbeit benötigen, verteilen Sie Arbeitslasten und verhindern Sie, dass Ihr Team ausbrennt.

Bewältigen Sie Probleme mit der Anwesenheit von Mitarbeitern mit Leichtigkeit

Bewältigen Sie Probleme mit der Anwesenheit von Mitarbeitern mit Leichtigkeit

Wenn ein Arbeitszeitplan für Mitarbeiter richtig organisiert ist, gibt es keine Probleme bei der Überwachung ihrer Anwesenheit. Manager können sehen, wer ständig zu spät kommt, viele Tage von der Arbeit freinimmt und solche Probleme mit ihren Mitarbeitern besprechen.

Behalten Sie die Überstunden im Auge

Behalten Sie die Überstunden im Auge

Der regelmäßige Einsatz von Überstunden ist für keine Organisation eine gute Praxis. Das erfordert meist zusätzlichen Aufwand und ermüdet Ihre Mitarbeiter. Mit der richtigen Arbeitszeitplanung beugen Sie Überstunden vor.

Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams

Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams

Bei der Festlegung der Arbeitszeiten teilen Sie die Arbeit gerecht auf und verteilen Sie die besten Arbeitszeiten je nach Fähigkeiten und Leistung Ihrer Mitarbeiter. Dadurch können Sie sicher sein, dass jede Arbeitsschicht ihr Bestes für den Projekterfolg gibt.

Arbeitspläne

Arbeitspläne

Im Arbeitszeitplan können Sie ganz einfach unterschiedliche Arbeitszeiten für Ihre Mitarbeiter festlegen, abhängig von den Wochentagen, an denen sie arbeiten, und der jeweiligen Arbeitszeit. So können Sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern bestimmen, wann sie auf der Grundlage ihrer Bedürfnisse arbeiten werden.

Verschiedene Arten von Arbeitsplänen

Die Arbeitszeiten werden an die schnellen Veränderungen im Geschäftsumfeld angepasst. Hier stellen wir Ihnen Beispiele für Arbeitspläne zur Verfügung, die häufig von verschiedenen Organisationen verwendet werden.

Vollzeitplan

Dieser Arbeitsplan ist eine gängigste Art der Vollzeitarbeit. Dies bedeutet normalerweise, dass Sie 40 Stunden pro Woche arbeiten, aber manchmal kann es weniger sein, je nach Branche, in der Sie arbeiten, und der Position, die Sie innehaben. 

Die beste Sache über die Vollzeitarbeit ist, dass Ihre Mitarbeiter erhalten ein festes Gehalt und müssen sich keine Sorgen um ihren monatlichen Einkommen machen. Also, diese Art von Arbeitsplan bringt Stabilität nicht nur für Arbeitgeber, sondern auch für Arbeitnehmer. 

Aber, manchmal kann ein Vollzeitjob für diejenigen, die Familie haben, unbequem sein, wenn Sie Kinder oder andere Verwandte haben, um die Sie sich kümmern müssen. 

Teilzeitarbeitsplan

Wie sieht ein Teilzeitarbeitsplan aus? Wie viele Stunden sind Teilzeit? Lassen Sie uns diese Fragen kurz beantworten. 

Ein Teilzeitarbeitsplan ist jeder Plan, der weniger Stunden umfasst als ein Vollzeitplan.

Die durchschnittliche Stundenzahl pro Tag beträgt 4. 

Diese Art von Arbeitsplan ist für Arbeitnehmer flexibler, da sie im Vergleich zu Vollzeitbeschäftigten die Möglichkeit haben, weniger Tage und Stunden zu arbeiten. Aber sie erhalten nicht die gleiche Vergütung wie sie, und ihre Zeitpläne können sich jede Woche ändern.

Also, wenn Manager einen Teilzeitarbeitsplan für Mitarbeiter erstellen, wird es für sie zeitaufwändiger, dies zu tun. 

Fester Arbeitszeitplan

Ein fester Arbeitszeitplan wird normalerweise von einer Organisation festgelegt und erfordert, dass Mitarbeiter beispielsweise von Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr mit einer Stunde Mittagspause arbeiten. Feste Zeitpläne können sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeitjobs verwendet werden. 

Er ermöglicht Managern, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter strenger zu kontrollieren und mögliche Verstöße zu überwachen. 

Für Arbeitnehmer bedeutet ein fester Arbeitsplan einerseits, besser organisiert zu sein, andererseits, zu wenig Freizeit für sich selbst zu haben. Dies kann zu geringerer Arbeitszufriedenheit oder Langeweile am Arbeitsplatz führen.

Flexibler Arbeitsplan

Eine flexible Arbeitszeitregelung ermöglicht es den Mitarbeitern zu wählen, wann sie ihren Arbeitstag beginnen und wann sie verlassen. Also fördern Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten die Flexibilität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Die Arbeitgeber legen einfach eine bestimmte Anzahl von obligatorischen Kernarbeitszeiten fest, und die Arbeitnehmer arbeiten diese Stunden während eines für sie geeigneten Zeitraums. 

Die häufigsten Arten von flexiblen Arbeitsplänen sind: 

- Die Telearbeit/das Arbeiten auf Distanz
- Die verkürzte Arbeitswoche 
- Das Kurzarbeit/Teilzeit 

Zu den Hauptvorteilen flexibler Arbeitsplänen gehören: 

- Die Mitarbeiter können effizienter arbeiten
- Die Mitarbeiter können ihre Arbeit und Freizeit verwalten
- Das Image eines Unternehmens wird verbessert

Einige Unannehmlichkeiten, denen Sie bei der Verwendung eines flexiblen Arbeitszeitplans begegnen können, sind, dass es manchmal schwierig ist, Teambesprechungen und andere Gruppenaktivitäten zu organisieren.

Wechselnde Schichtarbeit

Ein wechselnder Zeitplan wird normalerweise für Unternehmen verwendet, die rund um die Uhr arbeiten und Schichten verwenden. Zum Beispiel Benutzer-Support oder Gesundheitswesen. 

Wechselnde Schichtarbeitspläne können wie folgt dargestellt werden:  

- 12-Stunden-Wechselschichtarbeitspläne,
- 8-Stunden-Wechselschichtarbeitspläne,
- 8-Stunden-Schichten wechselnde Wochenenden,
- 6 Tage wechselnder Arbeitszeitplan,
- 4 Personen wechselnde Arbeitspläne.

Wenn Sie Arbeitsrotationspläne verwenden, kann es sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von Vorteil sein. Unternehmen können ihre Dienstleistungen rund um die Uhr erbringen und Mitarbeiter können je nach Bedarf Früh- oder Spätschichten wählen. Allerdings kann es einige Nachteile geben, zum Beispiel variable Entlohnung der Mitarbeiter und keine Planungsmöglichkeiten. 

Geteilter Arbeitszeitplan

Dieser Arbeitsplan bietet die Möglichkeit, den Arbeitstag einer Person aufzuteilen. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter morgens einstempeln, dann ausstempeln und abends zur Arbeit zurückkehren. 

Geteilte Schichten sind gut, wann Arbeitgeber möchten die Produktivität der Mitarbeiter steigern und ihnen ermöglichen, zu arbeiten, wann immer sie können. So können sie sich entspannen, auf ihre Kinder aufpassen usw. 

Ein geteilter Schichtplan kann schlecht sein, wenn Sie Mitarbeiter haben, die langsam mit der Arbeit beginnen. Für die Mitarbeiter kann dies ein zeit- und kostenaufwändiges Problem sein, da sie zwei- oder dreimal am Tag zur Arbeit zurückkehren müssen. 

Schichtarbeitspläne

Ein Arbeitsschichtplan besteht normalerweise aus drei Schichtvarianten: einer Frühschicht (erste Schicht), einer Tagschicht (zweite Schicht) und einer Nachtschicht (dritte Schicht). Diese Art von Zeitplan ist für Unternehmen oder Organisationen relevant, die 24 Stunden am Tag arbeiten, z. B. Gastronomie oder ein Unternehmen zur Herstellung von Arzneimitteln. Einige von ihnen haben einen 12-Stunden-Schichtarbeitsplan. 

Um einen Zeitplan für Schichtarbeiter steuern zu können, können Unternehmen eine App für Schichtarbeitspläne verwenden. Es kann entweder ein Kalender oder ein Widget sein, das Ihnen hilft, die Schichten Ihrer Mitarbeiter nahtlos zu planen und zu verwalten. 

Trotz der Vorteile der Verwendung eines solchen Zeitplans durch Arbeitgeber can Arbeitnehmer auf einige Schwierigkeiten stoßen, z. B. können einige Menschen nachts nicht effektiv arbeiten oder einige von ihnen arbeiten möglicherweise mehr als andere. 

Unregelmäßiger Arbeitszeitplan

Ein unregelmäßiger Arbeitszeitplan und Abrufschichten werden in Organisationen eingesetzt, in denen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter absichtlich unvorhersehbar sind. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer für die Arbeit verfügbar sein sollten, wenn ein Arbeitgeber sie darum bittet. 

Der entscheidende Vorteil eines solchen Arbeitszeitplans besteht darin, dass Sie bei einem Notfall am Arbeitsplatz schnell einen Spezialisten finden können, der bereit ist, auftretende Probleme zu lösen. 

Es gibt vielleicht einige Nachteile von einem inkonsistenten Arbeitsplan. Mitarbeiter bekommen geringere Löhne und können nichts im Voraus planen, da sie immer für die Arbeit verfügbar sein sollten. 

Saisonale Arbeitspläne

Wenn Arbeitgeber Zeitarbeitskräfte benötigen, verwenden sie Saisonpläne für ihre Mitarbeiter. Saisonarbeit findet in der Regel im Sommer oder an Feiertagen statt. Ein Saisonarbeiter kann zum Beispiel als Rettungsschwimmer am Strand arbeiten oder in den Ferien Geschenke verpacken. 

Diese Art von Zeitplan ist gut für Unternehmen, die für kurze Zeit zusätzliche Arbeitskräfte mit geringeren Lohnkosten benötigen. 

Auf der anderen Seite können sie jedoch weniger motivierte Mitarbeiter finden und müssen Zeit für Vorstellungsgespräche einplanen. 

Komprimierte Arbeitspläne

Ein komprimierter Arbeitsplan ermöglicht es den Mitarbeitern, die gleiche Anzahl von Stunden wie ein Standardplan zu arbeiten, jedoch in weniger als fünf Tagen. Zum Beispiel kann es sich um einen 4/10-Arbeitszeitplan handeln, sodass ein Arbeitnehmer einen zusätzlichen freien Tag pro Woche haben kann. 

Für einige Mitarbeiter kann es jedoch aufgrund ihrer gesundheitlichen oder familiären Verpflichtungen schwierig sein, einen 10-Stunden-Arbeitstag zu arbeiten. 

In jedem Falle, diese Art von Arbeitszeitplan kann nur für Unternehmen mit der richtigen Planung gut sein.

Alternativer Arbeitsplan

Ein alternativer Arbeitszeitplan bezieht sich auf jeden Arbeitszeitplan, der Flexibilität gegenüber einem Standardplan bietet. Es ist gut für diejenigen Mitarbeiter, die Zeit für Familie, Kinder oder medizinische Versorgung benötigen. 

Die gängigen Arten alternativer Arbeitszeitpläne sind: Teilzeit, Telearbeit, komprimierte Arbeitswoche und Jobsharing. 

Arbeitgeber ihrerseits können alternative Zeitpläne als effektive Managementstrategie nutzen, obwohl sie einige Richtlinien haben sollten, um die Arbeit der Arbeitnehmer zu kontrollieren. 

Überstundenplan

Ein Überstundenplan bedeutet Überstunden, die ein Arbeitnehmer über die reguläre Arbeitszeit hinaus leistet. Arbeitgeber zahlen in der Regel mehr für Überstunden als für Vollzeitarbeit. 

Solche Situationen können auftreten, wenn ein Team ein riesiges Projekt in kurzer Zeit fertigstellen muss oder Mitarbeiter nicht genug Zeit haben, um die Arbeit innerhalb der Frist abzuschließen. 

Um die Zuschläge für Überstunden für das gesamte Team zu reduzieren, neigen Arbeitgeber dazu, von einigen Mitgliedern Überstunden zu verlangen. 

Kein festgelegter Zeitplan

Kein festgelegter Zeitplan bezieht sich auf jene Arbeitszeitpläne, die es den Mitarbeitern ermöglichen, zu entscheiden, wann sie arbeiten. Er ist ähnlich wie ein freiberuflicher Zeitplan, wenn Sie Ihren eigenen Zeitplan festlegen und von Zuhause aus arbeiten können. Der Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, dass Arbeitnehmer, die keine festgelegten Zeitpläne haben, sich bei ihrem Arbeitgeber melden sollten. 

Das Einteilen eigener Arbeitszeiten gibt Arbeitnehmern Freiheit, erschwert es Arbeitgebern jedoch, sie bequem zu erfassen. 

Weiter zeigen wir Ihnen eines Beispiels, wie Sie einen Arbeitsplan erstellen, der perfekt zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. 

So erstellen Sie den idealen Arbeitszeitplan für Ihre Mitarbeiter 

Ein idealer Arbeitsplan für Mitarbeiter ist einer, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Wenn Sie ein großes Unternehmen leiten und Ihre Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten haben, ist der beste Weg, einen Arbeitsplan für alle zu erstellen, die Verwendung einer Mitarbeiterplanungs- und Zeiterfassungssoftware. 

TMetric-Software kann für diese Zwecke die perfekte Wahl sein. Es ermöglicht Ihnen, den Arbeitsplan Ihres Unternehmens in wenigen Minuten zu erstellen und ihn mit Zeiterfassung zu kombinieren, um Ihr Unternehmen effizienter zu gestalten.

Top Funktionen von TMetric

Bleiben Sie organisiert und produktiv

Die automatische TMetric-Zeiterfassung wurde entwickelt, um Teams dabei zu helfen, effizienter zu werden, ihren Gewinn zu steigern und die Belegschaft einfach zu verwalten. Tauchen Sie mit einem Klick in eine detaillierte Übersicht über die Zeit ein, die für Aktivitäten, Aufgaben und andere Projekte über einen beliebigen Zeitraum aufgewendet wurde.

Erfassen Sie Zeit und Ausgaben in Echtzeit und nutzen Sie jede Minute.

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Zeiterfassung

Konfigurieren Sie die Arbeitswoche Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter in mehr Details

In TMetric können Sie ganz einfach einen Arbeitszeitplan sowohl für Mitarbeiter mit normalen Arbeitszeiten als auch für Mitarbeiter mit unregelmäßigen Arbeitszeiten konfigurieren. Sie können die Arbeitswocheneinstellungen für das gesamte Unternehmen auf einmal oder bei Bedarf für ein einzelnes Teammitglied festlegen.

Darüber hinaus bietet TMetric die Möglichkeit, Feiertage und zusätzliche Arbeitstage auszuwählen und die über den Zeitplan hinaus gearbeitete Zeit in den Berichten anzuzeigen.

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Arbeitspläne

Bringen Sie Ihre Tagesordnung von einem Kalender zu TMetric

Es ist möglich, Ihre Kalenderereignisse in TMetric anzuzeigen und die dafür aufgewendete Zeit direkt in der App zu verfolgen. Jetzt können Sie ganz einfach einen Kalender auswählen, den Sie benötigen – Google Kalender oder Outlook-Kalender – und mit einem Mausklick die Zeiterfassung für Ihre geplanten Ereignisse starten.

Zeigen Sie Ihren Google-Kalender und Ihren Outlook-Kalender in TMetric an und verfolgen Sie ganz einfach die Zeit Ihrer geplanten Ereignisse!

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Tägliche Agenda

Verfolgen Sie die Urlaube und Abwesenheiten Ihres Teams an einem Ort

Der Abwesenheitskalender zeigt anstehende, geplante und verbrauchte Freizeit an. Sie können einen beliebigen Tag im Kalender auswählen und sehen, welche Kollegen arbeiten oder im Urlaub sind.

Darüber hinaus kann ein Genehmiger bei nicht genehmigten Urlaubsanträgen diese direkt im Kalender genehmigen. Alle Arbeitstage, die Ihre Mitarbeiter versäumt haben, werden ebenfalls im Kalender angezeigt.

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Abwesenheitskalender

Best Practices zur Festlegung von Arbeitsplänen

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter richtig einplanen können. Ein gut geplanter und eingeführter Arbeitsplan kann dazu beitragen, Zusammenarbeit und Vertrauen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern aufzubauen, um gute Ergebnisse zu erzielen.

Klare Erwartungen bei der Einstellung

Klare Erwartungen bei der Einstellung

Erwartungen an Ihre zukünftigen Mitarbeiter zu formulieren ist eine wichtige Aufgabe für einen Manager. Wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber genau wissen, was sie voneinander wollen, können sie Ziele schneller erreichen. Ein Unternehmen kann für seinen Erfolg die besten Mitarbeiter gewinnen und die Mitarbeiter können sich am Arbeitsplatz stärker engagieren.

Kennen Sie Ihre Mitarbeiter

Kennen Sie Ihre Mitarbeiter

Wenn Manager ihre Teammitglieder gut kennen, ihre Fähigkeiten, Stärken und Schwächen, können sie die richtigen Leute für den Job einplanen. Lernen Sie also Ihre Mitarbeiter kennen, organisieren Sie Teambuilding-Aktivitäten oder gehen Sie mit ihnen zum Mittagessen.

Bestimmen Sie die Kernzeiten des Unternehmens

Bestimmen Sie die Kernzeiten des Unternehmens

Kernzeiten stellen die festgelegten Zeiten dar, zu denen alle Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen sein sollen. In der Regel sind es 4 Stunden am Tag, die restliche Arbeitszeit ist für Mitarbeiter flexibel. So können Sie Meetings mit Ihren Teamkollegen planen und für eine Work-Life-Balance sorgen.

Optimieren Sie einen Prozess

Optimieren Sie einen Prozess

Verwenden Sie eine Software für die Mitarbeiterplanung, um den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Mitarbeiterplänen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Reduzierung der Zeit für die Mitarbeiterplanung gibt Managern mehr Zeit, sich auf die Lösung anderer wichtiger Aufgaben zu konzentrieren.

Planen Sie im Voraus

Planen Sie im Voraus

Ein gutes Vorgehen ist es, die Zeitpläne der Mitarbeiter weit im Voraus bereitzustellen. Wenn Mitarbeiter ihre Zeitpläne im Voraus kennen, können sie ihre Zeit problemlos planen. Sie können sich auf ihre Schichten vorbereiten, sich um ihre Kinder, einen zweiten Job oder andere Aufgaben kümmern.

Bitten Sie um Feedback

Bitten Sie um Feedback

Wann Sie ein Zeitplan erstellen, ist es wichtig, Feedback von den Mitarbeitern einzuholen. So können Sie die Schichten, Arbeitszeiten und Feiertage Ihrer Mitarbeiter nach ihren Wünschen gestalten. Sie können auch alle Fragen beantworten, die Mitarbeiter zu ihren Arbeitszeiten haben.

FAQs

Welcher Arbeitszeitplan ist der beste?

Ein 9-bis-5-Zeitplan, bei dem ein Mitarbeiter 8 Stunden am Tag arbeitet und eine Stunde Mittagspause hat, ist nahezu ideal. Die Mitarbeiter beginnen ihre Arbeit um 9 Uhr morgens und verlassen die Arbeit um 6 Uhr abends. Mit diesem Plan erhalten Sie einen Arbeitszeitausgleich und zwei freie Tage.

Wie beantragt man eine Zeitplanänderung bei der Arbeit?

Entscheiden Sie zunächst genau, was Sie in Ihrem Zeitplan ändern möchten. Denken Sie darüber nach, wie Sie eine korrekte Anfrage für Ihr Unternehmen stellen. Treffen Sie sich mit Ihrem Manager und erklären Sie ihm, warum Sie Ihren Zeitplan ändern müssen. Wenn Sie die Genehmigung erhalten, wechseln Sie reibungslos zu einem neuen Arbeitszeitplan.

So planen Sie einen Arbeitsplan

Um einen produktiven Arbeitsplan für Ihr Team zu planen, denken Sie zunächst über Ihre geschäftlichen Anforderungen nach, z. B. Gehaltsabrechnung, Budget und benötigte Talente. Lernen Sie dann Ihr Team, seine Bedürfnisse, Verfügbarkeit und Vorlieben kennen. Machen Sie einige Zeitplanrichtlinien und befolgen Sie die Zeitplangesetze. Verwenden Sie die besten Planungstools. Werten und analysieren Sie schließlich die von Ihnen erstellten Arbeitszeitpläne für Mitarbeiter.

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